Ile pracowników ma mały przedsiębiorca?

Planujesz zatrudnić pierwsze osoby lub właśnie rozbudowujesz zespół i zastanawiasz się, ilu ludzi może mieć mały przedsiębiorca? Z tego tekstu dowiesz się, jak liczyć pracowników, czym różni się mikroprzedsiębiorca od małego przedsiębiorcy i jakie limity zatrudnienia oraz przychodów mają znaczenie. Dzięki temu łatwiej dobierzesz formę rozliczeń i skorzystasz z dostępnych ulg.

Ile pracowników może mieć mikroprzedsiębiorca?

W polskich przepisach liczba pracowników jest jednym z podstawowych kryteriów, które decydują o tym, czy firma jest mikro, mała czy średnia. W przypadku statusu mikroprzedsiębiorcy granica jest bardzo konkretna. Chodzi o średnioroczne zatrudnienie poniżej 10 pracowników, liczone w przeliczeniu na pełne etaty. To nie jest po prostu liczba osób na liście płac na koniec roku, tylko uśredniony wynik z całego roku.

Średnia liczona jest na podstawie faktycznego czasu pracy. Osoba zatrudniona na pół etatu to 0,5 etatu, a ktoś na 1/4 etatu to 0,25. Jeśli przez część roku zatrudniasz więcej osób, a potem mniej, w kalkulacji istotna jest ostateczna średnia. Co ważne, z tego wyliczenia wyłącza się osoby na urlopach macierzyńskich, rodzicielskich, ojcowskich i wychowawczych, a także pracowników zatrudnionych tylko w celu przygotowania zawodowego. Dzięki temu nie tracisz od razu statusu mikroprzedsiębiorcy tylko dlatego, że część zespołu przebywa na dłuższych urlopach związanych z rodzicielstwem.

Mikroprzedsiębiorca musi spełniać jednocześnie dwa warunki. Pierwszy to właśnie średnioroczne zatrudnienie poniżej 10 etatów. Drugi to limit finansowy. Roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, usług i operacji finansowych nie może przekroczyć równowartości 2 mln euro, albo – alternatywnie – suma aktywów bilansu na koniec roku nie może przewyższyć tej samej wartości. Wystarczy, że firma zmieści się w jednym z tych limitów finansowych, przy zachowaniu warunku zatrudnienia.

Ciekawą możliwością jest to, że status mikroprzedsiębiorcy przyznaje się, jeśli warunki są spełnione w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych. Nie decyduje bieżący rok, tylko jeden z dwóch zakończonych. To przedsiębiorca wybiera rok, który przyjmuje do wyliczeń. Dzięki temu jednorazowe zwiększenie zatrudnienia czy skok obrotów w aktualnym roku nie zmienia automatycznie statusu. Może mieć znaczenie dopiero przy ocenie w kolejnych latach.

Czy mikroprzedsiębiorca może czasowo zatrudniać więcej osób?

W praktyce pojawia się często pytanie: czy jeśli na kilka miesięcy zatrudnisz więcej niż 10 osób, to od razu tracisz status mikroprzedsiębiorcy? Przepisy dopuszczają takie sytuacje. Możesz przez pewien czas zatrudniać nawet kilkanaście osób, a nadal być mikroprzedsiębiorcą, o ile średnioroczna liczba etatów z wybranego roku pozostanie niższa niż 10. Sama chwilowa „górka kadrowa” przy sezonowej sprzedaży nie jest jeszcze problemem.

Warto więc śledzić nie tylko stan zatrudnienia na dany dzień, lecz także patrzeć na planowaną średnią w skali roku. Jeśli już wiesz, że większy zespół zostanie na stałe, a obroty trwale rosną, naturalnym kolejnym krokiem będzie przejście do kategorii małego przedsiębiorcy. Dla wielu firm to sygnał, że działalność się rozwija i czas przejść na inne rozwiązania podatkowe czy organizacyjne.

Ile pracowników ma mały przedsiębiorca?

Status małego przedsiębiorcy jest kolejnym etapem po mikroprzedsiębiorcy. Dotyczy firm, które już „wyrosły” z najmniejszej kategorii, ale nadal nie są średnimi podmiotami. W tym przypadku podstawową wartością jest limit średniorocznego zatrudnienia poniżej 50 pracowników. Zasada liczenia wygląda podobnie jak przy mikroprzedsiębiorcy – przeliczasz osoby na pełne etaty, wyłączając pracowników na urlopach macierzyńskich, rodzicielskich, ojcowskich i wychowawczych oraz zatrudnionych w celu przygotowania zawodowego.

Oznacza to, że mały przedsiębiorca może w praktyce mieć np. 55 osób na liście płac, jeśli część pracuje na część etatu, a średnia po przeliczeniu na etaty nie przekracza 49,9. Tu również liczy się uśrednienie z całego roku: jeśli przez pół roku zatrudniasz 40 etatów, a drugie pół roku 60 etatów, średnia wyjdzie 50 i status małego przedsiębiorcy się nie utrzyma. Przy 45 etatach przez pierwsze pół roku i 55 w drugim, średnia to 50, więc też pojawia się problem. Dlatego przedsiębiorcy, którzy są blisko tej granicy, często dość dokładnie kontrolują plan zatrudnienia.

Jakie limity finansowe ma mały przedsiębiorca?

Sam limit zatrudnienia nie wystarczy do uznania firmy za małego przedsiębiorcę. Potrzebne są jeszcze warunki finansowe. Przedsiębiorca musi w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych łącznie spełniać następujące kryteria: zatrudniał średniorocznie mniej niż 50 pracowników oraz osiągnął roczny obrót netto do 10 mln euro lub suma aktywów bilansu na koniec jednego z tych lat nie przekroczyła 10 mln euro. Dodatkowy warunek to brak statusu mikroprzedsiębiorcy. Jeśli mieścisz się w limitach mikro, jesteś rozliczany jako mikroprzedsiębiorca, a nie jako mały.

Kwoty w euro trzeba przeliczyć na złote. Do tego stosuje się średni kurs NBP z ostatniego dnia wybranego roku obrotowego. W efekcie limity w złotówkach mogą się nieco różnić między rokiem 2022 a 2023. Na przykład równowartość 10 mln euro wyniosła dla roku 2023 około 43 480 000 zł, a dla 2022 około 46 899 000 zł. Wzrost albo spadek kursu euro wpływa więc na to, czy firma mieści się w kategorii małego przedsiębiorcy czy już ją przekracza.

Czy trzeba spełnić wszystkie warunki na raz?

W przypadku małego przedsiębiorcy nie trzeba spełniać jednocześnie trzech kryteriów: zatrudnienia, przychodów i sumy aktywów. Ustawodawca wymaga, aby były spełnione dwa z trzech warunków. Chodzi o kombinację: zatrudnienie i obrót (A oraz B) lub zatrudnienie i aktywa (A oraz C). Innymi słowy, bez spełnienia limitu zatrudnienia firma nie może być małym przedsiębiorcą, ale może przekroczyć trochę jeden z limitów finansowych, jeśli drugi jest zachowany.

Do oceny bierze się jeden z dwóch ostatnich lat obrotowych. Jeśli w 2023 roku zatrudnienie było już blisko 60 etatów, ale w 2022 mieściło się w limicie i obrót również nie przekraczał 10 mln euro, to przedsiębiorca może oprzeć się na danych z 2022 roku. Taka konstrukcja daje pewną elastyczność. Firma nie wypada od razu z kategorii tylko dlatego, że jeden rok był wyjątkowo dobry pod względem sprzedaży albo liczby zatrudnionych.

Jak przeliczać zatrudnienie i limity euro na złote?

Bez prawidłowego przeliczenia łatwo o błąd w ocenie statusu firmy. Dotyczy to zarówno liczby pracowników, jak i kwot przychodów czy aktywów bilansowych. W przypadku zatrudnienia konieczne jest stworzenie prostego zestawienia etatów w skali roku. W każdej firmie, która korzysta z programu kadrowo-płacowego, takie dane można stosunkowo szybko zebrać. Przy działalności prowadzonej krócej niż rok średnioroczne zatrudnienie i przewidywany obrót ustala się na podstawie ostatniego okresu, który da się udokumentować.

Przy przeliczaniu wartości w euro na złote kluczowe są dwa momenty. Dla ustalenia kategorii mikro, małego i średniego przedsiębiorcy stosuje się średni kurs euro NBP ogłoszony w ostatnim dniu roku obrotowego, który wybrano do określenia statusu. Natomiast na gruncie podatków dochodowych i VAT używa się średniego kursu z pierwszego dnia roboczego października poprzedniego roku podatkowego, z zaokrągleniem do 1 000 zł. Różne przepisy odwołują się więc do różnych dat, co ma znaczenie przy wyliczaniu limitów chociażby dla małego podatnika PIT/CIT czy małego podatnika VAT.

Przykładowe limity przychodów w złotówkach

Żeby lepiej zobaczyć różnice między latami, warto spojrzeć na konkretne liczby dla małego przedsiębiorcy i małego podatnika. Zestawienie pokazuje limity przychodów liczone według kursów ogłaszanych przez NBP dla poszczególnych lat. Takie tabele często pojawiają się w objaśnieniach podatkowych, bo ułatwiają wstępne sprawdzenie, czy firma mieści się w danej kategorii.

Takie wartości pokazują, że nawet przy tym samym limicie w euro realne granice w złotych zmieniają się z roku na rok. W praktyce oznacza to, że w jednym roku będziesz jeszcze małym podatnikiem, a w kolejnym – przy tym samym poziomie sprzedaży netto – możesz przekroczyć limit tylko przez inny kurs waluty. Dlatego przy wszelkich planach rozwoju zespołu i skali działalności warto śledzić bieżące tabele prezentowane przez NBP i aktualne interpretacje przepisów podatkowych.

Mały przedsiębiorca a „mały podatnik” – na czym polega różnica?

Określenie mały przedsiębiorca pochodzi z ustawy Prawo przedsiębiorców i odnosi się do liczby pracowników, przychodów oraz sumy aktywów. Z kolei termin mały podatnik dotyczy przepisów o podatkach dochodowych i VAT. Wielu właścicieli firm używa tych pojęć zamiennie, co wprowadza zamieszanie. W praktyce można być małym przedsiębiorcą, a jednocześnie nie mieć statusu małego podatnika PIT/CIT albo VAT – i odwrotnie.

Na gruncie PIT i CIT małym podatnikiem jest przedsiębiorca, którego przychód ze sprzedaży (razem z VAT należnym) nie przekroczył w poprzednim roku równowartości 2 mln euro. Taką definicję zawierają artykuły 5a pkt 20 ustawy o PIT oraz 4a pkt 10 ustawy o CIT. Pod uwagę bierze się tu przychód brutto, co widać dobrze w sytuacji, gdy dwie firmy mają identyczny obrót netto, ale stosują różne stawki VAT. Ta ze stawką 23% szybciej przekroczy limit niż ta, która sprzedaje ze stawką 5%.

Jakie przywileje ma mały podatnik PIT i CIT?

Dla właściciela firmy liczba pracowników i obrót to nie tylko statystyka. Od statusu małego podatnika zależy kilka realnych korzyści. Po pierwsze, istnieje możliwość rozliczania zaliczek na podatek dochodowy kwartalnie, a nie co miesiąc. Terminy wpłat to 20 kwietnia za I kwartał, 20 lipca za II, 20 października za III oraz 20 stycznia za IV kwartał. Większość przedsiębiorców informuje urząd o wyborze takiego sposobu w rocznym zeznaniu.

Drugą ważną korzyścią jest jednorazowa amortyzacja środków trwałych z grup 3–8 Klasyfikacji (z wyłączeniem samochodów osobowych) do równowartości 50 000 euro rocznie. Dotyczy to zarówno małych podatników, jak i przedsiębiorców rozpoczynających działalność. Limit na rok 2025 wynosi 214 000 zł. Jeśli w danym roku nie wykorzystasz całości, niewykorzystana część nie przechodzi na kolejny rok – po prostu przepada. Za to w następnym roku, o ile nadal jesteś małym podatnikiem, znów możesz skorzystać z jednorazowej amortyzacji do pełnego limitu.

Trzecia istotna możliwość pojawia się przy podatku CIT. Spółki z o.o. i inne osoby prawne, które mają status małego podatnika CIT, mogą korzystać z obniżonej stawki 9% CIT. Warunki są dwa: przychody ze sprzedaży w poprzednim roku nie przekroczyły 2 mln euro brutto oraz bieżące przychody (inne niż z zysków kapitałowych) w danym roku nie przekraczają 2 mln euro netto. Gdy drugi limit zostanie przekroczony, od kolejnego okresu rozliczeniowego spółka płaci już 19% CIT. Osoby fizyczne rozliczające PIT nie mają prawa do tak obniżonej stawki.

Korzyści małego podatnika VAT

Status małego podatnika VAT również daje konkretne możliwości. Zgodnie z art. 2 pkt 25 ustawy o VAT małym podatnikiem jest podmiot, którego wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku nie przekroczyła w poprzednim roku równowartości 2 mln euro. Dla określonych działalności prowizyjnych – jak biura maklerskie czy zarządzający funduszami – istnieje osobny limit 45 000 euro liczony od kwoty prowizji wraz z podatkiem.

Dzięki temu statusowi można wybrać metodę kasową rozliczania VAT. W takim wariancie obowiązek podatkowy powstaje dopiero w momencie otrzymania zapłaty od kontrahenta, a nie w chwili wystawienia faktury. W transakcjach między firmami dzieje się to z dniem zapłaty. Przy sprzedaży na rzecz osób prywatnych powstaje najpóźniej 180. dnia od wydania towaru lub wykonania usługi, jeśli płatność nie wpłynęła wcześniej. Z drugiej strony prawo do odliczenia VAT naliczonego pojawia się dopiero z chwilą zapłaty za fakturę kosztową, nie wcześniej niż z dniem jej otrzymania i tylko gdy zakup służy działalności opodatkowanej.

Mały podatnik VAT ma też możliwość rozliczania podatku za okresy kwartalne. Podatek płaci się wtedy do 20. dnia miesiąca następującego po kwartale, a plik JPK_V7 z deklaracją składa do 25. dnia tego miesiąca. Co istotne, nawet przy kwartalnym rozliczaniu VAT część ewidencyjna JPK jest przesyłana co miesiąc. Rozliczenia kwartalne są dostępne zarówno dla podatników stosujących metodę kasową, jak i tych, którzy trzymają się zasad ogólnych co do momentu powstania obowiązku podatkowego.

Jakie nowe rozwiązania planowane są dla mikroprzedsiębiorców?

W ostatnich miesiącach rząd zapowiedział dodatkowe wsparcie skierowane do najmniejszych firm. Na oficjalnych stronach rządowych opisano propozycje rozwiązań, z których skorzystać mają przede wszystkim mikroprzedsiębiorcy i osoby samozatrudnione. Ich celem jest odciążenie finansowe w wybranym okresie roku i umożliwienie realnego odpoczynku od bieżących kosztów związanych z ubezpieczeniami społecznymi.

Premier Donald Tusk wskazał, że rząd pracuje nad projektem, zgodnie z którym każdy mikroprzedsiębiorca oraz osoba samozatrudniona będzie mogła wybrać w roku jeden miesiąc bez opłacania składek ZUS na ubezpieczenia społeczne. W tym miesiącu składkę pokryje Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Przedsiębiorca wciąż będzie mógł normalnie prowadzić działalność i wystawiać faktury, ale bez obciążenia kosztami składek. Ma to przybliżyć sytuację samozatrudnionych do etatowych pracowników, którzy korzystają z urlopu bez utraty ochrony ubezpieczeniowej.

Co to oznacza dla liczby pracowników?

Planowane rozwiązania nie odnoszą się bezpośrednio do liczby pracowników. Mają raczej poprawić płynność finansową najmniejszych firm i dać im chwilę „wytchnienia” od obowiązkowych składek. Ale nawet takie czasowe ulgi mogą pośrednio wpływać na decyzje kadrowe. Dla części przedsiębiorców to szansa, by w spokojniejszym miesiącu nie podejmować nerwowych decyzji o redukcji zatrudnienia czy rezygnacji ze współpracowników, tylko przeczekać słabszy okres bez dodatkowych cięć.

Jednocześnie zasady klasyfikowania firm według liczby pracowników i obrotów pozostają bez zmian. Nadal obowiązują limity dla mikroprzedsiębiorców (poniżej 10 pracowników i 2 mln euro obrotu), małych przedsiębiorców (poniżej 50 pracowników i 10 mln euro) oraz średnich przedsiębiorców (poniżej 250 pracowników). Status firmy wpływa na to, z jakich uproszczeń i ulg można korzystać oraz jakie obowiązki regulacyjne się pojawiają.

Jak praktycznie sprawdzić, do której kategorii należysz?

Przy większej liczbie danych kadrowych i finansowych łatwo się pogubić. Dlatego dobrym krokiem jest wykonanie prostego, ale dokładnego przeglądu zatrudnienia i przychodów z dwóch ostatnich lat obrotowych. W wielu przypadkach pomaga też księgowy lub doradca podatkowy, który zna aktualne kursy euro i potrafi wskazać wszystkie istotne progi. W Polsce działa również Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców, który stoi na straży praw firm z sektora MŚP i udziela informacji o przysługujących im uprawnieniach.

Aby samodzielnie uporządkować dane, możesz kolejno sprawdzić kilka punktów. Przygotowanie takiej listy pytań i odpowiedzi pozwala lepiej świadomie podejść do decyzji biznesowych, np. planów zatrudnienia czy inwestycji. Warto więc spisać na kartce lub w arkuszu następujące kwestie:

• ile wynosiło średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty w dwóch ostatnich latach,
• jaki był roczny obrót netto i wartość aktywów bilansu na koniec każdego z tych lat,
• czy limity w euro przeliczone według kursów NBP pozwalają na status mikro, małego czy średniego przedsiębiorcy,
• czy w poprzednim roku przychody brutto pozwalają na status małego podatnika PIT/CIT oraz VAT.

Dodatkowo, jeśli prowadzisz działalność krócej niż rok, przyda się analiza aktualnych danych o przychodach i zatrudnieniu, które posiadasz za ostatni udokumentowany okres. Na tej podstawie wyznacza się prognozy i wstępnie ocenia, czy zbliżasz się do limitów pozwalających na skorzystanie z ulg dla małych podatników albo na utrzymanie statusu mikroprzedsiębiorcy.

Mały przedsiębiorca to najczęściej firma z kilkunasto- lub kilkudziesięcioosobowym zespołem, która przekroczyła progi mikroprzedsiębiorcy, ale nadal ma znacznie mniejszą skalę niż duże podmioty.

Jeśli Twoja firma rośnie i zbliżasz się do granicy 50 etatów, każda decyzja kadrowa może wpływać na to, w jakiej kategorii znajdziesz się w kolejnych latach. Warto wtedy już nie tylko liczyć etaty i obrót, ale też sprawdzić, jakie preferencje podatkowe przysługują małym podatnikom i czy korzystasz z nich w pełni. To często decyduje, ile środków zostaje w firmie na dalszy rozwój zespołu.